Veľké množstvo dát alebo čo s “nadrozmernou” tabuľkou

Pamätám sa na svoj prvý pracovný pohovor, pri ktorom moje relatívne neoblomné presvedčenie o pokročilej skúsenosti s prácou v Exceli bolo zdevastované už pri prvom pohľade na ten obrí súbor plný čísel. Ak som zobral v úvahu jednotlivé body testu, tak som chcel najradšej utiecť niekde na opustený ostrov a zabudnúť na tú hrôzu. Tí, ktorým sa stalo niečo podobné určite so mnou súcitia no a ostatní môžu byť radi, že sa dobojovali práve na tento blog, lebo v nasledujúcich článkoch vám vysvetlím čo robiť aby ste podobné situácie nemuseli zažiť.

Začnime najprv tým, že vyriešime problém súboru s veľkým množstvom dát. Pokiaľ disponujete súborom, s ktorým si neviete poradiť alebo sa v ňom pohybujete ako prvýkrát na bicykli, môžete si ho pokojne otvoriť a pokračovať v čítaní, ak takéto šťastie momentálne nemáte, môžete si stiahnuť jeden vzorový práve tu. Uvedené osoby a transakcie sú vymyslené a nemajú súvislosť s realitou, takže ak som napríklad z pána Matúša Slováka urobil dílera futbalových lôpt, tak sa ospravedlňujem.

Ako by ste sa dostali na posledný riadok danej tabuľky? Niektorí by ste zvolili metódu nekonečného “scrollovania” myškou, iní by zúfalo držali dolnú šípku na klávesnici, bohužiaľ Excel nie je Grand theft auto a v praxi sú takéto manévre NEUPLATNITEĽNÉ!.

Posuňte sa šípkami k prvej bunke tabuľky s názvom Dealer, respektíve Meno. Držte Ctrl a stlačte šípku Down. Zistíte, že tabuľka končí 1004-tým riadkom. Vráťme sa naspäť na začiatok tabuľky (Ctrl + Up). Takto sa môžete samozrejme pohybovať aj do strán, čo predpokladám každý pochopil, no zaujímavá je kombinácia Ctrl + Shift + Šípka, pomocou ktorej označíte celý stĺpec alebo riadok tabuľky (viac stĺpcov a riadkov poprípade celú tabuľku).

V prípade, že chcete označiť celú tabuľku či v prípade formátovania alebo inej úpravy je celkom užitočné ak označíte bunku v tabuľke a potom použijete Ctrl + *. Veľmi často sa stáva, (budúci report makeri) že potrebujete si so sheetu nakopírovať stĺpce z inej tabuľky, pričom nie sú uložené hneď vedľa seba, takže Ctrl + Shift + Down alebo Up vám nepomôže, iba čiastočne. Môžete síce kopírovať jednotlivé stĺpce individuálne, ale po niekoľkých reportoch z toľkej monotónnosti môžete dostať infarkt. Preventívne si to môžete uľahčiť skopírovaním prvého stĺpca tak ako som to pred chvíľou opísal, potom stlačte len Ctrl, kurzor preneste na začiatok (koniec) ďalšieho stĺpca, potom pridajte Shift + šípku atď.

Pre lepšie pochopenie si na záver pozrite video, v ktorom bude ukážka všetkého, čo by ste po prečítaní mali vedieť. Možno sa vám tento spôsob zdá byť troška nepraktický, ale verte mi každý si na to musí zo začiatku zvyknúť a práca s reportmi je len o veľkých tabuľkách, ich navrhovaní a kontrole.

Ďalšou dôležitou funkciou Excelu je vyhľadávanie a nahradzovanie v bunkách. Môžete ju využiť ak v dátach potrebujete niečo nájsť alebo nahradiť. Predstavte si, že k vám príde šéf a potrebuje si overiť transakciu s ID napríklad 85441. Môžete si dáta nechať zoradiť podľa stĺpca (neskôr pri práci so záložkou Data) a nejako sa prebojovať k hľadanému ID, no šéf by si o vašej zručnosti pomyslel svoje. Elegantný spôsob je využitie funkcie Find and Replace, ktorú aktivujete klávesmi Ctrl + F. Zobrazí sa vám dialógové okno a v ňom si prepnete či chcete daný výraz vyhľadať alebo aj nahradiť. V našom prípade ponecháme možnosť Find a napíšeme 85441 a potvrdíme Find All. Takto sa nám zobrazia všetky bunky obsahujúce výraz 85441. Pre exaktnejšie riešenie si najprv označte stĺpec ID  potom použite Find and Replace a vyhľadajte daný výraz. Výsledok si môžete overiť na obrázku, kde naše ID identifikuje pána Slováka, ktorý v Stropkove predal 21 kusov lôpt celkovo za 2520 Kč. Vzhľadom k malému stĺpcovému rozsahu to nebolo potrebné, no v praxi sa stávajú prípady, kde pri hľadaní konkrétnych hodnôt v stĺpci si už nepamätáme, čo jednotlivé bunky zobrazujú, obzvlášť ak sa v stĺpcoch vyskytujú len čísla, žiadne mená ani dátumy a pod. Vtedy je užitočné si ukotviť popisný riadok aby sme sa v tom neskôr nestratili. Skúste ísť naspäť na začiatok tabuľky cez Ctrl metodiku a  označte prvý riadok tabuľkového záznamu. Prejdite do záložky View a rozkliknite možnosť Freeze Panes (ukotví sa stĺpec a riadok nad bunkou). V prípade, že máte tabuľku definovanú len jedným riadkom a nie dvoma ako v našom prípade, stačí sa vrátiť na začiatok tabuľky zaškrtnúť Freeze Top Row (ukotví sa horný viditeľný riadok). Položka Freeze First Column zase ukotví prvý viditeľný stĺpec. Vo vlastnom záujme sa prosím skúste pohrať s ukotvením priečok v prípade ak sa vám neukotvia tak ako chcete, môžete ich uvoľniť cez Unfreeze Panes.

Práca s tabuľkou

V nasledujúcom článku sa budeme venovať funkciám. Rozoberieme si základné matematické a textové funkcie a nahliadneme do tvorby grafov a formátovania reportu.

Prvé kroky

 

Na úvod by som chcel poďakovať všetkým, ktorí sa odhodlali navštíviť tieto série článkov a chcú sa dozvedieť niečo viac o aplikácii Excel, alebo hľadajú odpovede na otázky s ním späté. Vzhľadom k rozsiahlosti a širokým možnostiam riešenia úloh je možné, že sa v texte môžu vyskytnúť chybné informácie a preto v prípade akýchkoľvek nejasností by som bol rád, ak by ste ma na ne upozornili, aby som ich mohol uviesť do poriadku a vylepšiť kvalitu blogu.

                Tak a nasledujúcimi odstavcami by sme sa mohli začať zaoberať  samotným Excelom. V záujme potrieb ľudí, ktorí využívajú Excel hlavne v práci alebo sa chystajú absolvovať pracovný pohovor  a vedia, že ich test z Excelu neminie, som sa rozhodol používať sadu Office 2010, teda najnovší dostupný balíček. Pre tých, ktorí disponujú balíčkom Office 2007 mám celkom pozitívnu informáciu: Excel 2010 sa od staršej verzie striktne neodlišuje. Tak prosím privítajme Microsoft Excel 2010:

Ako ste si určite všimli, na prvý pohľad je to bežná aplikácia, kde píšeme čísla do buniek a robíme z toho tabuľky a grafy, no opak je pravdou! Dokázali by ste zmeniť napríklad farbu aplikácie? Čo ak sa nám strieborné prevedenie nepáči a túžime po čiernom? Alebo v mojom prípade mi aplikácia automaticky prednastavila nástroje pre prácu s makrami no čo ak sa niekomu z vás stane, že tie záložky tam mať nebudete?

Práve v takom prípade by bolo vhodné vedieť sa pohybovať v záložke File.

Táto záložka v sebe obsahuje množstvo užitočností. Okrem tradičných ako uložiť, uložiť ako, otvoriť a zatvoriť disponuje možnosťami ako napr. permissions v sekcii info kde môžete svoj dokument rôznymi spôsobmi ochrániť pred prípadným znehodnotením neoprávnenými osobami. Medzi najviac používané patria  Mark as Final a Encrypt with Password.   Pri označení dokumentu za finálny ho aplikácia uloží a nasledujúcemu používateľovi sa objaví upozornenie na tento status a ponúkne možnosť dodatočnej editácie.  V prípade striktnejšieho zabezpečenia si svoj súbor zaheslujte a budete mať pokoj, teda ak vám pamäť dobre slúži. V prípade straty hesla niet rady ani pomoci J.  Zaheslovanie je veľmi jednoduché, stačí po kliknutí na Encrypt with Password dvakrát zadať heslo a uložiť. V prípade ak by sa vám v tom niekto chcel hrabať, musí použiť heslo, teda zobrazí sa mu dialógové okno do ktorého ho potrebuje zadať. Evidentne nie je nič z dokumentu vidieť, žiadne bunky až pokiaľ nezadáte heslo.  

                Pokračujeme položkami ako Recent, kde sa môžete dostať do nedávno použitých súborov a zložiek. Ak si kliknete na New, môžete si vytvoriť nový dokument alebo použiť jednu z mnohých šablón. Aby som bol úprimný, zatiaľ som nemal potrebu použiť niektorú z Office predvolených šablón aj keď šablóny typu Budgets vyzerajú zaujímavo. Ak by ste aplikovali napríklad 12 month sales forecast (viď obrázok)  tak sa vám načíta nový  kompletne naformátovaný list, kde už len „hádžete“ jednotlivé výsledky podniku za každý mesiac. Prejdime k poslednej, avšak veľmi dôležitej položke nastavenia teda Options. V tomto kúte sa budete pohybovať asi najviac zo všetkých v záložke File. Tak a vráťme sa napríklad k zmene vzhľadu aplikácie. Prejdime teda na Options vyberieme si General a potom jednu z troch možných color scheme. Keďže zmena farby aplikácie nepatrí k jedným z esenciálnych pri práci s Excelom, zalovte v pamäti a spomeňte si na makra. Niektorí z vás už tušia, čo vlastne znamenajú (tí ktorí s nimi pracujú asi nečítajú tento artikel J), no ich definíciu si necháme na neskôr, dôležité je to aby sme vedeli, kde ich nájsť ak sa nezobrazujú na hlavnej lište.

Použijeme záložku File, potom možnosť Options a v nich klikneme na Customize Ribbon a v stĺpčeku zaškrtneme políčko Developer a klikneme na OK. Potom sa na Hlavnej lište zjaví položka Developer, ktorý budeme neskôr dosť často používať. Dôležitými nástrojmi Excelu hlavne pre štatistikov, analytikov, poprípade ak potrebujete vyriešiť komplexnejšiu úlohu operačného výskumu, sú sady v Add-in. Prejdite v Options na Add-in tam ponechajte nastavenia Manage: Excel Add-in a kliknite na Go. Objaví sa nové dialógové okno, v ktorom vyberáte rôzne tooly, ktoré neskôr využijeme pri aplikácii štatistiky a pod.  V prípade ak by ste vybrali Analytické nástroje, mali by ste k dispozícii základné nástroje štatistiky od ANOVA a regresie až po histogramy vrátane Generátora pseudonáhodných čísel. Řešitel sa používa pri riešení úloh operačného výskumu, teda ak potrebujete optimalizovať napríklad dopravný problém (minimalizovať náklady na pracovnú silu a pohonné hmoty a pod.).                 V nasledujúcom diele si ukážeme niektoré vychytávky, ktoré nám spríjemnia prácu s veľkým objemom dát a použijeme niektoré prvky formátovania. Čo sa týka zložitejších úloh, pre ich pochopenie sa môže stať, že sa v artikloch objavia aj videá s ukážkami.