Banner

utorok, 25. marca 2014

4 praktické rady, ako automatizovať report

 

Pred nedávnom som mal tú možnosť prezrieť si zaujímavý report zo stavebného priemyslu. Musím sa priznať, bol to jeden z mála reportov, ktorý sa mi páčil svojim spracovaním a jednoduchosťou pre užívateľa.

Z tohto dôvodu som sa rozhodol napísať zopár inšpirujúcich rád, ako na automatizáciu reportu.

1) Roztrieďte si listy v reporte podľa nasledujúcich kategórií (parametrové – obsahujú konštanty ako sú mesiace v roku, roky, meny, divízie apod., databázové- obsahujú vstupné data z informačného systému, s ktorými sa obecne nemanipuluje, výpočtové, resp. Summary (Základný a vecný prehľad reportov) sú listy, ktoré používajú informácie z dátového a parametrového listu. Vytvára sa v nich výpočtová časť a zároveň kontrola či uvedené výpočty boli vytvorené správne.

image

2) pri používaní výpočtov a kontrol sa snažte vo vzorcoch používať čo najviac pomenované oblasti – Defined Names. Report sa Vám po čase, ak bude potrebné niečo zmeniť, bude čítať ľahšie.Je predsa rozdiel ak po pol roku pri nahliadnutí do vzorčeka vidíte prvý alebo druhý výpočtový proces (oba sú rovnaké, akurát zapísané inou formou).

image

Na druhú stranu, ak ovládate základy makier, môžete si vytvoriť procedúru, ktorá Vám po vložení aktualizuje veľkosť pomenovanej oblasti. Je to užitočné obzvlášť, ak sa Vám v dátovom liste kumulujú údaje po určitých intervaloch.

3) Kontrolné súčty – čím viac ich budete používať, tým lepšie pre Vás! Jedná sa o porovnávania celkového súčtu hodnôt s agregovanými súčtami podľa divízií apod.. Dôležité je používať pri porovnávaniach správne zaokrúhlenie čísel. Nie je to príjemné hľadať chybu, ak rozdiely v totáloch sú viac menej zanedbateľné.

Táto fáza zaberá veľké množstvo času, no ak sa s reportmi hrajú ešte tretie osoby, je potrebné aby sa im pri “uľahčovaní” práce zobrazilo masívne červené pole, ohlasujúce chyby. ľudia majú tendencie hľadať si skratky a obchádzať systém, čo môže v prípade reportov viesť niekedy ku katastrofe. Používajte pritom podmienené formátovanie s rôznymi výstražnými značkami a farbami.

4) Makra – veľmi účinný nástroj, avšak veľmi nebezpečný ak ho majú používať tretie osoby. Obecne je vhodné ich používať v prípade, že máte navrhnuté vlastné funkcie a taktiež jednoduché procedúry je možné aplikovať obecne. Pokiaľ však disponujete špecifickými, tzv. “case sensitive” procedúrami, odporúčam mať ich v separátnom súbore a do finálneho reportu vkladať výsledky z danej komplexnej procedúry.

Nabudúce si ukážeme zjednodušenú ukážku reportu, ktorý zjednocuje finančné výsledky divízií do jedného Summary a ukážeme si, ako použiť prvky ActiveX pri tvorbe Summary. Nezabúdajte na Facebook Žmurk.

EK logo FB

Žiadne komentáre:

Zverejnenie komentára

Poznámka: Komentár môže zverejniť iba člen tohto blogu.