Banner

štvrtok, 27. marca 2014

P&L report–ako urobiť jednoduchý summary

 

Ako som načrtol v predchádzajúcom článku, dnes sa pozrieme na isté prvky ActiveX, respektíve ako ich jednoducho použiť pri tvorbe prehľadov, teda financial summary. Na úvod si ukážeme, kde tieto prvky nájdeme:image

DataControlsInsertForm Control alebo ActiveX Controls

Predtým než začneme, chcel by som poukázať na rozdiel medzi prvkami ActiveX a Form Control. V článku budem používať prvky Form Control. Dôvod? – sú jednoduchšie, a flexibilnejšie v prípade, že váš report bude používať tretia osoba, viac osôb – v prípade Form Control ich nebudú strašiť hlásenia typu “považovať tento dokument za dôveryhodný”. Je síce pravda, že ActiveX prvky sú lepšie, ak sa radi hráte s ich dizajnom. No report je report a ak mám byť úprimný, vo väčšine prípadov na “hrátky” s farbami nie je čas a nikto to neocení.

Vrátim sa k predchádzajúcemu článku, v ktorom som sa zamýšľal nad stavbou reportu. Táto štruktúra je použitá v dnešnom template.

image

Predchádzajúci obrázok znázorňuje list s parametrami (červená záložka), zdrojové listy podľa krajín (zelené záložky)  Výpočtový Summary.

List Parametre obsahuje štandardizované údaje ako mesiace, popisy stĺpcov, dátumy, menové kurzy a iné (viď obrázok). Obecne je vhodné dané oblasti pomenovať pomocou Defined Names, aby sa nám jednoduchšie manipulovalo s funkciami v Summary.

image

Listy CZ, SK a HUF sú štandardizované P&L podľa krajín.Všimnite si však popisy stĺpcov, kde mesiace, roky, menu a typ (ACTUAL / BUDGET) sú definované tak, aby korešpondovali s podkladmi v liste Parametre.

image

 

Poslednému listu Summary budem venovať zvyšok článku. Ako vidíte na obrázku, jedná sa o štandardizovaný prehľad istých ukazovateľov pre mesiac (Current Month) a obdobie od začiatku roka až po súčasnosť (Year to date).

image

Čo sa však stane v prípade, že máme k dispozícii viac mesiacov a chceme jednoducho vidieť prehľad napríklad od januára do marca? Niekto takúto situáciu rieši kopírovaním listov, v ktorých sú nastavené výpočty pre konkrétny mesiac, tzn. Summary JAN, Summary FEB, a Summary MAR.

No v prípade, že nechceme mať report zbytočne zahltený listami, ale v prípade potreby chceme vyhovieť užívateľom, použijeme Form Controls (Tlačidla v ľavom hornom rohu obrázku). Pomocou prvého “šípkového” si vyberáme aktuálny mesiac a pomocou roztváracej šípky divíziu.

Šípky:

Vložte šípky do listu a kliknite pravým tlačidlom na Format Control… .

image

Objaví sa Vám okno, v ktorom si nastavíte Minimálnu hodnotu 1 a maximálnu hodnoty 12, zmena hodnoty po kliknutí je 1, položka Current Value: je podľa vlastného uváženia, nemusíte si s ňou lámať hlavu. Dôležitý je však výstup z šípok, teda Cell link: V danej bunke sa uloží hodnota z aktívneho prvku.

image

Takto zvolené parametre stačí potvrdiť (kliknutím na OK) a potom stačí použiť výstup v bunke A4 ako vstupný atribút do výpočtových častí. Napríklad popis mesiaca vedľa šípok je urobený cez funkciu INDIRECT, ktorá sa jednoducho odkazuje na bunky v liste Parametre (z toho dôvodu sú v stĺpci A v liste Parametre mesiace usporiadané tak, aby 1 – JAN, 2 – DEC, atď.

image

Rozklikávacia šípka:

Obdobne ako v predchádzajúcom prípade vložíme rozklikávaciu šípku a prejdeme na Format Control… .

image

Všimnite si, že v Input range: som miesto klasického odkazu na bunky použil pomenovanú oblasť DIV (čo sú divízie v liste parametre). Tým pádom, ak sa v budúcnosti bude používať ďalšia divízia, postačí ju do listu Parametre dopísať a aktualizovať pomenovanú oblasť DIV, ostatné prvky budú fungovať bez nutných úprav.

Drop down lines: som zvolil 3, lebo mám k dispozícii len 3 divízie a výstupnú oblasť som zvolil bunku A2.

Tým pádom pomocou užívateľom vybraných atribútov stačí prevzorcovať tabuľku summary.

 image

Predchádzajúci obrázok ilustruje, ako som použil vyhľadávaciu funkciu VLOOKUP, ktorou som hľadal položku SALES – TOTAL, podľa zvolenej divízie a mesiaca. K nej som použil ešte menové ošetrenie tak aby výsledné hodnoty boli vždy v €.

Zvyšná časť summary je o zručnosti pri používaní funkcií a praxi. Každopádne celý template si môžete stiahnuť kliknutím na obrázok Download a “like” na FB kliknutím na logo Úsmev.

 

            downloads_normalEK logo FB

Žiadne komentáre:

Zverejnenie komentára

Poznámka: Komentár môže zverejniť iba člen tohto blogu.