Excel pre každého: Funkcie (2.diel)

Milí čitatelia, tak dostali sme sa do fázy, v ktorej musím dodržať to, čo som sľúbil. Preto prosím nestrácajme čas a stiahnime si sample file a začnime na začiatok tým, aby sme sa nezľakli formátu, v akom nám databáza vyexportovala dáta.

Všimnite si, že jednotlivé stĺpcové hodnoty sa s istotou oddeľujú bodkočiarkou a preto môžeme s čistým svedomím označiť oblasť buniek, ktorú chceme rozdeliť do stĺpcov, prejsť na záložku Data a v sekcii Data Tools klikneme na Text to Columns. Objaví sa nám dialógové okno, v ktorom si vyberieme kritéria rozdelenia obsahu buniek. Možnosť Fixed width sa využíva v prípade ak sme si istí, že dáta sú rovnakého charakteru (nie je diferencia medzi jednotlivými stĺpcovými hodnotami v počte znakov). S touto možnosťou som sa stretol veľmi málo, osobne používam častejšie možnosť Delimited, ktorá vyžaduje definovať deliace znamienko.

Vráťme sa k sample file-u kde máme stĺpcové hodnoty delené bodkočiarkou, takže použijeme možnosť Delimited, potvrdíme Next > potom si vyberieme oddeľovacie znamienko, teda v časti Delimiters označíme Semicolon, ostatné nastavenia nemeníme. V ukážke Data preview si môžeme všimnúť ako hodlá program rozdeliť text, na základe danej predlohy si môžeme meniť nastavenia tak, aby sme čo najlepšie optimalizovali rozdelenie do stĺpcov. Následne potvrdíme Next > a dostaneme sa do časti, v ktorej si môžeme nastaviť formát buniek alebo stačí rozdelenie potvrdiť možnosťou Finish. Výsledok vás asi potešil ale určite nie na 100%. Dáta by vyzerali oveľa lepšie, ak by neobsahovali tie strašidelné percentá. V tomto prípade, si už určite budete vedieť s nimi poradiť (Ctrl + F tak ako som to opisoval v prvom článku).

Nakoľko sa vám tento článok určite zdal byť zaujímavý a obohacujúci, moje svedomie mi nedovolí nepoužiť jeden, povedzme trik, s ktorým by ste si túto pekelne monotónnu prácu mohli v budúcnosti uľahčiť. Preto som sa rozhodol prvýkrát ukázať MAKRO. Skúste si ten súbor zavrieť a neuložiť. V tom prípade si ho znova otvorte. Potom stlačte Alt (ľavý) + F11 a objaví sa vám zvláštne okno. Áno je to tak, dostali ste sa do prostredia VBA. Toto prostredie a celkovo problematiku makier rozoberieme v budúcnosti, až budeme ovládať všetko potrebné z Excel možností. Pre dnešok postačí ak kliknete na Insert, potom vyberiete Module a objaví sa vám také malé okno, v ktorom bliká kurzor. V tomto poli napíšte, resp. vložte nasledujúci kód:

Sub Rozdelit()
    Selection.TextToColumns , DataType:=xlDelimited, _
        TextQualifier:=xlDoubleQuote, ConsecutiveDelimiter:=False, Tab:=False, _
        Semicolon:=True, Comma:=False, Space:=False, Other:=False, FieldInfo _
        :=Array(Array(1, 1), Array(2, 1), Array(3, 1), Array(4, 1), Array(5, 1), Array(6, 1), _
        Array(7, 1)), TrailingMinusNumbers:=True
End Sub

Potom môžete zavrieť VBA prostredie a v záložke Developer kliknite na Macros. Objaví sa dialógové okno a v ňom označte makro s názvom Rozdelit a zvoľte Options… V Shortcut key priraďte k Ctrl napríklad písmeno “b” a Potvrďte OK. Zavrite všetky dialógové okná a potom budete mať pripravené makro na to, aby ste ho použili v sheet-e. Potom si môžete označiť bunky na rozdelenie a aplikovať makro klávesmi Ctrl + b. Pre tých, ktorí sú zvedaví ešte viac, ponúkam video s kompletným postupom tvorby makra tak, aby si nemusel pamätať ten škaredý algoritmus.