Súhrny a kontingenčné tabuľky (1. diel)

 

Je krásny začiatok dňa ja som sa po prvých pondelkových minútach rozhodol začať s ďalším článkom. Sample file pre zmenu ostane ten istý, aký sme použili v minulom článku a tým pádom sa môžeme začať hrať.

V nasledujúcich dieloch sa budeme pohybovať po záložkách Insert a Data. Začneme zložkou Data, ktorá disponuje oblasťami Data Tools a Outline. V Data Tools sme si možnosť Text to Columns už rozobrali a taktiež aj nahrali naň makro v minulom článku.

Odstránenie duplicít sme si taktiež popísali pomocou Advanced Filter, no v konečnom dôsledku môžeme použiť Remove Duplicates. Táto vymoženosť nám umožní zbaviť sa duplicít vo vyznačenej oblasti. V našom prípade sa môžeme zbaviť duplicít v jednotlivých stĺpcoch. Po kliknutí sa nám zobrazí okno, v ktorom môžeme označiť (Select All) alebo odznačiť všetky stĺpce, no HLAVNOU možnosťou je zvolenie si konkrétnych stĺpcov, ktoré si prajete mať bez duplicít a potom OK.

Ďalšou užitočnou možnosťou je Data Validation. Asi najviac používanou vlastnosťou je preddefinovanie možných hodnôt v konkrétnom stĺpci. Vezmime v úvahu stĺpec edcat. Vieme, že máme len 5 typov vzdelania a nechceme sa vystaviť možnosti, že by sme my alebo niekto v budúcnosti nechtiac nadefinovali ďalšiu formu ukončeného štúdia. Alebo chceme evidovať všetky, okrem postgraduálneho. Takto vysoko vzdelaných ľudí je prevažne málo a pravdepodobnosť, že sa zúčastnia poistnej udalosti je veľmi malá. Kliknime teda na Data Validation, potom zvoľme možnosť Settings a objaví sa nám okno, v ktorom si môžeme vybrať ako chceme nadefinovať premenné(položka Allow:). V našom prípade vyberieme spôsob List a v možnosti Source: zvolíme oblasť buniek, v ktorej sa nachádzajú špecifické hodnoty (viď obrázok). Klikneme na OK a  v tabuľke si môžeme všimnúť, že pri bunkách sa nám zobrazuje taká bočná šípka. Po jej rozkliknutí sa nám zobrazia možnosti zvolenia, aké sme si prednastavili. V prípade ak nás trápia postgraduálni klienti a chceme ich mať nejako vyznačených, môžeme si zvoliť možnosť Circle Invalid Data. Bohužiaľ, vývojári sa  ňou moc nezaoberali, lebo vám zakrúžkuje len prvých 255 neplatných buniek, takže ju používajte len v prípade malého množstva dát.  Pre odstránenie krúžkov jednoducho zvolíme Clear Validation Circles.

Nasledujú položky ako Consolidate a What-If Analysis. Priznám sa, za svoju povedzme pracovnú kariéru som nikdy nemal za potrebu použiť tieto možnosti. Consolidate  sa používa v prípade ak máte v rôznych listoch, poprípade rôznych súboroch rovnaké typy dát, ktoré potrebujete buď spočítať, spriemerovať apod. Po kliknutí sa zobrazí okno v ktorom zvolíte matematický úkon (funkciu). V položke Reference: vyberiete oblasť koherentných dát a potvrdíte Add alebo odoberiete pomocou Remove. výsledok sa vám zobrazí od označenej bunky. V prípade ak chcete len premiestniť istý počet stĺpcov bez dodatočných výpočtov, zaškrtnite možnosť Top row. Takže po poriadku, pre nakopírovanie použijeme túto možnosť s Top row a pre stĺpec, rovný sume jednotlivých premenných nepoužijeme Top row. Práve sme sa naučili jeden z ďalších spôsobov, ako kopírovať dáta a ešte k tomu elegantným spôsobom. Problematika What-If Analysis je komplexnejšia, preto odporúčam sa jej venovať neskôr, keď budeme riešiť konkrétne výpočty a problematiky. Nasledujúci diel začneme naplno očakávanými súhrnmi a kontingenčnými tabuľkami.